Case Study
La plupart des questions de conformité trouvent leur réponse dans un PDF de 200 pages que personne n'ouvre. FastBots analyse vos manuels de politiques, votre code de conduite, vos directives réglementaires et vos procédures opérationnelles standard (SOP) une seule fois, puis répond aux questions du personnel en incluant la clause pertinente. C'est un assistant IA pour votre documentation, et non un substitut à votre responsable de la conformité.
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Réponses rapides
Il s'agit d'un assistant interne formé à vos documents de politique interne, manuels de conformité et procédures réglementaires. Au lieu de parcourir des PDF ou de solliciter l'équipe de conformité pour des questions courantes, vos collaborateurs interrogent le bot en langage clair et obtiennent la section pertinente. Il affiche le contenu de vos documents ; il ne prend pas de décisions de conformité à votre place.
Pas si vous le configurez correctement. FastBots vous permet de limiter le bot à vos documents téléchargés uniquement ; il répond alors en se basant sur votre bibliothèque de politiques ou indique qu'il ne sait pas. Vous pouvez également définir un message de repli orientant le personnel vers l'équipe de conformité pour toute question ne relevant pas des documents.
Non. Ce bot permet de consulter rapidement le contenu de vos documents. Il ne fournit pas de conseils juridiques, n'émet pas de décisions réglementaires et ne remplace pas un responsable de la conformité qui valide une décision. Considérez-le comme un outil de recherche complémentaire à votre base de données de politiques existante.
Avec l'abonnement Business et les forfaits supérieurs, la mise à jour automatique du robot d'exploration analyse quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement les sources web sélectionnées. Pour les PDF et documents téléchargés, vous remplacez la source lors de la mise à jour de la politique et vous réentraînez le robot. Vos collaborateurs reçoivent alors immédiatement la nouvelle version.
Pourquoi FastBots
Importez des fichiers PDF, des documents Word, des feuilles de calcul et des manuels, ou indiquez l'emplacement d'un site de politique interne. Le bot répond à partir de vos documents, et non de suppositions génériques d'IA sur la conformité.
Configurez le bot pour qu'il ne réponde qu'à partir des documents que vous avez chargés. Si une question ne figure pas dans la bibliothèque de politiques, il le signalera au lieu d'improviser : c'est exactement le rôle d'un outil de conformité.
Les instructions personnalisées peuvent indiquer au bot de faire référence au nom de la politique et au numéro de section dans sa réponse, afin que le personnel puisse vérifier la source et lire le contexte complet si nécessaire.
Au-delà des questions-réponses, l'assistant peut recueillir des détails au cours d'une requête en plusieurs étapes, déterminer si un problème relève du responsable de la conformité et acheminer les informations recueillies vers votre équipe via un flux de travail Zapier ou Make une fois la conversation terminée.
À partir du forfait Business, planifiez des mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles pour les sources web sélectionnées. Remplacez un PDF mis à jour et le robot intégrera le nouveau texte sans avoir à tout reconstruire.
Utile pour les équipes de conformité multinationales lorsque la politique est rédigée en anglais mais que le personnel souhaite poser des questions en français, allemand, espagnol ou portugais. Le même document source sert de réponse à tous.
Connectez le bot à Slack pour que vos collaborateurs puissent poser des questions directement dans leur flux de travail habituel. Rendez-le privé, protégé par un mot de passe ou limité à un domaine afin qu'il ne soit jamais accessible au public.
À partir du forfait Business, le chat en direct permet à un membre de l'équipe de conformité de prendre le relais lorsqu'une question nécessite un avis. Le chatbot gère les recherches simples ; les humains traitent les cas plus complexes.
Histoire réelle d'un client
La clinique Advanced Poly Clinic de Katmandou utilise un chatbot interne FastBots pour aider son personnel à se conformer aux normes ISO, aux procédures opérationnelles standard (POS) et aux protocoles. Au lieu de solliciter le Dr Denis ou un clinicien senior, qui est déjà en contact avec un patient, pour répondre à une question sur une procédure, le personnel interroge le chatbot interne, lequel a été formé sur les documents de conformité et les POS de la clinique. Le Dr Denis indique que le chatbot répond avec une précision d'environ 99 % aux questions posées, et que son coût est bien inférieur à celui de l'embauche de personnel administratif supplémentaire.
Scénarios réels
Le personnel demande si un dîner avec un fournisseur, une invitation à une conférence ou un cadeau de marque entre dans le cadre de la politique : le bot renvoie le seuil, la procédure de déclaration et les personnes à informer.
Questions relatives à la durée de conservation des dossiers clients, aux données pouvant être supprimées et à la définition des données personnelles au sens du RGPD ou de la loi sur la protection des données. Ces questions doivent être extraites de votre procédure écrite, et non d'un document générique.
Le personnel en contact direct avec la clientèle s'informe sur les déclencheurs de vigilance renforcée, les seuils d'alerte et les procédures de signalement. Le bot cite alors la section pertinente de votre manuel de lutte contre le blanchiment d'argent.
Le personnel vérifie si les mandats d'administrateur externes, les opérations sur compte personnel ou les liens familiaux doivent être déclarés, et où consigner cette déclaration.
Réponses confidentielles et factuelles sur la manière de signaler un problème, qui l'entend et quelles protections s'appliquent : tirées directement de la politique de signalement.
Les équipes juridiques qui consultent des bibliothèques de contrats types peuvent demander « quelle est notre clause de limitation de responsabilité par défaut ? » et obtenir la formulation approuvée au lieu de devoir parcourir des modèles Word.
Les équipes administratives du secteur de la santé utilisent ce bot pour consulter les politiques internes relatives à la gestion des données des patients, aux journaux d'accès et aux procédures de signalement des violations de données, telles que définies dans leurs propres documents.
Lorsqu'une nouvelle circulaire ou note d'orientation est publiée, téléchargez-la comme source et le bot pourra répondre aux questions du personnel sur les changements apportés et leur intégration aux politiques existantes.
Essai Gratuit de 14 jours
Cela vous semble être une meilleure façon de gérer votre bibliothèque de politiques ?
1 chatbot et 200 crédits de messages. Aucune carte de crédit requise.
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Importez des fichiers PDF, des documents Word, des feuilles de calcul et des manuels, ou explorez un site de politiques internes. FastBots prend en charge environ 95 langues et peut indexer de grands ensembles de documents.
Voix de la Chambre
Soyez formel, factuel et concis. Citez toujours le nom de la politique et le numéro de section. Si une question n'est pas traitée dans les documents fournis, indiquez-le clairement et orientez l'utilisateur vers l'équipe Conformité. N'improvisez jamais une réponse.
Dans Tune AI, définissez la source de réponse uniquement sur votre contenu entraîné, rédigez les règles internes (« citez la politique et le numéro de section ; reportez-vous au service Conformité pour tout ce qui ne figure pas dans les documents ») et configurez un message de repli pour les questions hors sujet.
Utilisez un lien de messagerie privée, un widget protégé par mot de passe sur votre intranet, ou connectez-le à Slack pour que vos collaborateurs puissent poser des questions directement dans le canal qu'ils utilisent déjà. L'ajout d'un domaine à la liste blanche empêche sa diffusion sur le web public.
Il est généralement précis à 99 % et fournit des instructions et des conseils précis.
Vous avez des questions?
Voici les questions les plus fréquemment posées avant l'inscription des équipes. Si la vôtre n'y figure pas, notre équipe d'assistance vous répondra en quelques heures les jours ouvrables.
Non, et vous ne devriez pas le présenter ainsi en interne. C'est un outil de recherche de documents que vous avez déjà approuvés. Il peut citer vos politiques et procédures écrites, mais l'interprétation des zones d'ombre, la validation des cas particuliers et la formulation de conseils réglementés relèvent toujours de votre responsable de la conformité, de votre service juridique interne ou de vos conseillers externes.
Dans les paramètres des sources de connaissances, vous choisissez les sources utilisées par le bot. Configurez-le pour qu'il n'utilise que votre contenu importé et désactivez les connaissances générales en IA ainsi que la recherche Internet en direct. En ajoutant une instruction personnalisée lui indiquant de se référer à la conformité pour tout ce qui ne figure pas dans les documents, vous obtenez des réponses basées sur votre propre bibliothèque de politiques.
N'en tenez pas compte. Notre traitement des données est conforme au RGPD et les données téléchargées via l'API OpenAI ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles OpenAI. Pour les certifications spécifiques telles que SOC 2 ou HIPAA, veuillez contacter directement l'équipe FastBots. Concernant les données soumises à la loi HIPAA, un contrat d'entreprise assorti des conditions appropriées est la solution à privilégier.
Oui. Rendez le chatbot privé plutôt que public, protégez-le par mot de passe, utilisez une liste blanche de domaines pour limiter son intégration et partagez-le via un lien direct ou Slack plutôt que sur votre site web public. Il n'est pas nécessaire de le publier sur une page publique.
Pour les sites web, la mise à jour automatique (à partir du forfait Business) explore les pages sélectionnées quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Pour les fichiers importés (PDF, par exemple), remplacez le document dans les sources d'entraînement et réentraînez le robot. Une fois l'entraînement terminé, les réponses reflètent la nouvelle formulation.
Oui, FastBots prend en charge environ 95 langues. C'est pratique lorsque votre politique écrite est en anglais, mais que votre équipe commerciale à Francfort ou à Madrid souhaite poser des questions dans sa propre langue. Le bot traduit la question, effectue une recherche dans le document source en anglais et répond dans la langue de la question.
L'historique des conversations conserve les échanges précédents, ce qui vous permet de consulter les questions posées, les points sur lesquels le bot n'a pas trouvé de réponse et les sections de la bibliothèque de politiques qui nécessitent une documentation plus claire. À partir de l'abonnement Business, l'Assistant de connaissances met en évidence les réponses insuffisantes afin de vous indiquer les points à améliorer.
Oui, à partir du forfait Business. Le chat en direct permet à un membre de l'équipe de conformité de prendre en charge une conversation, de consulter l'historique et de répondre directement lorsqu'une question nécessite une intervention humaine. Vous définissez des plages horaires de disponibilité et un délai d'expiration afin que le chat ne s'active que lorsqu'une personne est réellement disponible.
Pas directement dans la conversation. L'outil collecte les informations pertinentes auprès de l'utilisateur (nom, fournisseur, valeur, occasion) puis les transfère vers une feuille Google, un CRM ou votre registre existant via un workflow Zapier ou Make une fois la conversation terminée. La création de l'enregistrement a lieu dans l'outil connecté, et non pendant la conversation.
La mise en place d'une première version fonctionnelle prend généralement environ 5 minutes : téléchargez vos documents de politique interne, configurez les sources de réponses sur votre contenu uniquement, rédigez une courte instruction personnalisée et partagez le lien. Les nouveaux comptes peuvent être créés pendant la période d'essai de 14 jours, qui inclut un chatbot et 200 crédits de messages, sans carte bancaire requise. Définir le ton, les règles et les messages de repli adaptés à un déploiement interne réel demande plus de temps.
Essayez-le gratuitement pendant 14 jours, entraînez-le avec quelques documents de politique interne et voyez s'il répond aux questions que votre équipe se pose régulièrement. Aucune carte de crédit n'est requise.
